모든 종이 기록을 분류하고, 던지고, 저장하는 방법

이 조직 팁을 사용하여 영수증, 법률 문서 및 청구서를 관리하십시오.

서랍에 쑤셔넣거나 무더기로 쌓인 우편물과 문서는 업무 공간을 빠르게 혼잡하게 만들고 생산성을 저해할 수 있습니다. 나머지 집은 정리하기가 더 쉬울 수 있지만 청구서 및 복사된 양식 구성에 동일한 수준의 관심과 생각을 기울이지 않을 것이라고 확신합니다. 각 조각에 대한 참조가 다시 필요할 때까지 서류 작업을 치워두고 싶은 마음이 들 수도 있지만, 종이 더미 분류를 1년 더 미루어서는 안 됩니다. 조직 전문가에 따르면 여기에서 한 번에 끝내는 방법이 나와 있습니다.

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문에서 시작하십시오.

다양한 문서가 집 전체를 여행하기 시작하기 전에 Malaika Lubega-전문 주최자, 인테리어 장식가 및 소유자 Huza 홈 개념 - 현관문을 나서는 즉시 분류, 던지기 또는 보관해야 하는지 알 수 있다고 말합니다. '간단한 '드롭 존' 만들기 종이 어수선함을 막는 데 도움이 됩니다'라고 그녀는 말합니다. '저는 집에서 '꿀 상자'라고 부르는 것을 사용합니다. 종이 어수선함을 억제, 유지 및 줄이기 위해.' Lubega는 뚜껑이 있는 Made by Design 플라스틱 파일 상자를 가리킵니다. (, target.com ) 실수로 넘어져도 엉망이 되지 않아 누구나 사용할 수 있는 제품입니다. '나는 일주일에 하루를 이 쓰레기통을 정리하고, 정리하고, 파쇄하고, 남아 있지 않은 것은 재활용하도록 지정합니다.'라고 그녀는 덧붙입니다.

분류 시스템을 만듭니다.

분류 프로세스를 지원하는 한 가지 방법은 파일링 시스템을 만드는 것입니다. 이것은 복잡할 필요가 없습니다. 실제로 Lubega는 이것이 즉각적인 주의가 필요한 문서와 그냥 제출해야 하는 문서를 추적하는 데 실제로 도움이 될 것이라고 말합니다. 그녀는 Threshold의 Four-Cube Organizer Shelf( $ 50, target.com ), Project's 62 Metal Magazine Filer( $ 13, target.com ) 및 Threshold's Cube Storage Bins( 10달러, target.com ), 모든 것을 순서대로 유지합니다. 여기에서 문서 유형 또는 우선 순위 수준에 따라 각 잡지 상자에 레이블을 지정합니다. Lubega는 청구서, 할 일 및 파일과 같은 레이블로 각각을 정렬합니다. 그녀는 청구서부터 시작하여 공과금 청구서와 같이 주의가 필요한 각 청구서를 추적하기 위해 별도의 파일에 모두 정렬하라고 말합니다. HOA 통지 및 재융자 옵션에서 다가오는 학교 행사 및 즉각적인 통지가 필요하지 않은 기타 문서에 이르기까지 '해야 할 일' 서류를 개별 빈에 넣으십시오. 그런 다음 청구서를 지불한 후, 해당 연도의 세금을 납부했거나, 가족 구성원의 기억에 남는 프로젝트를 보관하려는 경우 모든 것을 '파일' 휴지통에 넣으십시오.

장기간 보관하십시오.

분류 시스템 외에도 별도의 폴더를 추가하여 쉽게 보관하고 가스, 전기 및 수도 요금과 같은 가장 중요한 문서에 액세스할 수 있습니다. 각자의 서류 신용 카드 은행; 및 주택 관련 파일. Lubega는 '폴더 내에서 레코드를 시간순으로 정렬합니다(가장 최근의 것부터).'라고 Lubega는 말합니다. '어떤 것이 폴더에 얼마나 오래 있었는지 추적하는 데 도움이 될 수 있으며, 1년 후에 뒤에서 비우고 스캔하고 파쇄할 수 있습니다.'

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그녀는 출생 증명서, 여권, 부동산 소유권 및 사회 보장 카드와 같은 법적 서류의 하드 카피를 항상 보관해야 한다고 말합니다. Lubega는 '이것은 은행 금고나 가정 금고에 보관할 수 있습니다. '집에 있을 경우 토네이도, 홍수, 화재와 같은 비상 상황에서 쉽게 잡고 꺼낼 수 있는 방수 및 내화 금고에 보관해야 합니다.' 이러한 문서를 교체하려면 비용이 많이 들기 때문에 Honeywell Lite Weight 방수 상자와 같은 상자에 투자할 것을 제안합니다( $ 119.98, lowes.com ).

'정크 메일'을 버리십시오.

전단지나 광고와 같은 '정크 메일'을 받으면 일반적으로 즉시 재활용할 수 있다고 Lubega는 말합니다. '현재 거주자'인 경우 갈 수 있어!' 그녀는 말한다. '하지만 귀하의 이름과 주소가 있는 경우 보안을 위해 파쇄할 가치가 있습니다.' 재활용할 다른 품목? 쿠폰은 특히 온라인에서 많이 찾을 수 있기 때문에 하나입니다.

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디지털로 전환합니다.

일정 기간 동안 문서를 제출한 후 디지털화할 수 있습니다. 납입된 청구서, 은행 거래 명세서, 모기지 서류는 약 1년 동안 보관하고 싶고 의료 기록이나 세금 정보는 5년 동안 보관하고 싶을 것입니다. 그 시간이 지나면 Lubega는 스캔하여 디지털 사본을 보관하라고 말합니다. Lubega는 '많은 월별 명세서(예: 청구서, 은행 명세서 등)에 종이를 사용하지 않는 옵션이 있어 고객이 명세서를 전자적으로 액세스하고 지불할 수 있습니다.'라고 Lubega는 말합니다. '마찬가지로 많은 의사들' 사무실(일부 수의사 포함)에는 의료 기록과 진술도 안전하게 보관할 수 있는 환자 포털이 있습니다.' 이러한 유형의 명세서 및 영수증에 온라인으로 액세스할 수 있으므로 불필요한 종이 없이 집에서 정리할 수 있습니다.

프로 팁? 그녀는 Peter Pauper Press Personal Internet Address 및 Password Logbook과 같은 책에 암호를 기록할 것을 권장합니다. $ 7.95, 아마존닷컴 ), 기밀 정보를 기록할 수 있는 공간이 많고 장치보다 항상 들고 있을 수 있기 때문입니다. '거의 모든 종이 없는 서비스에서 신용 카드로 지불할 수 있지만 당좌 예금 계좌에서 직접 인출하는 것보다 신용을 통한 지불과 관련된 수수료가 있는지 다시 확인하십시오.'라고 그녀는 조언합니다. '후자는 거의 항상 무료 옵션입니다.'

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